Памятка по постановке задач на подготовку документов и оплату подрядчикам

Внутренний регламент работы с подрядчиками: сроки, условия оплаты, документооборот

Условия работы

Базовые условия оплаты

Условия, которые транслируем при работе с подрядчиками:

min 30 дней постоплаты

max 60 дней постоплаты

С даты подписания Акта/УПД. На подготовку и подписание закладываем 5 рабочих дней.

      Если вы договорились на иные условия работы, необходимо отразить полную информацию о договоренностях с подрядчиком в задаче в Яндекс Трекере. Если иные договоренности не указаны, автоматически считаем и отразим в документах 60 дней постоплаты с даты подписания УПД.
    

Пример заполнения задачи в Яндекс Трекере

Документооборот

Условия приёма задачи в работу

Задача принимается в работу отделом Документооборота, если:

Смета с клиентом согласована
Задача в трекере заполнена корректно и внесены все необходимые данные для подготовки документов

Обязательные данные в задаче

Тип подрядчика
ФИО подрядчика
Финальное название проекта
Окончательные сроки проекта
Период работы подрядчика
Конкретный перечень услуг, которые оказал подрядчик (с указанием количества, если применимо)
Условия передачи РИД (если применимо)
Ссылка на РИД (если применимо)
Сумма
Условия оплаты: 30 или 60 дней постоплаты (стандартные условия)
Ссылка на смету реализации
Способ подписания
Документы и реквизиты подрядчика (если работаем впервые)
Информировать об изменениях у подрядчика (смена ФИО, реквизитов и т.д.)

Процесс

Подготовка и подписание документов

После получения задачи в трекере менеджер ДО начинает готовить документы. Срок исполнения 1-3 рабочих дня и зависит от сложности и появления дополнительных вопросов.

Поэтому необходимо максимально подробно описать бриф. Если требуется, то в течение двух рабочих дней с даты окончания оказания услуг подрядчиком необходимо предоставить РИД.

Документы готовы — направляем на подписание в ЭДО или лично приглашаем подписать в офисе Hate agency.

Отправка курьером — в самых исключительных случаях и по согласованию.

Оплата

Условия проведения оплаты

Важно

Документы подписаны — это значит, что можем проводить оплату согласно договоренностям, зафиксированным в документах.

Оплата подрядчикам производится при одновременном выполнении следующих условий:

С клиентом согласована смета
С подрядчиком подписаны все документы
Наступила дата оплаты, установленная в договоре
Наличие достаточных денежных средств (ликвидности) на счёте компании
Для СЗ: если чек за предыдущую услугу не был получен, следующая оплата не будет произведена до факта получения чека
Подрядчик предоставил счёт с актуальными банковскими реквизитами

📅

Платёжные дни — вторник или четверг